Новый год. Страшный сон бухгалтера

Новый год— долгожданный и радостный праздник для большинства людей, который может стать головной болью для бухгалтеров, директоров и владельцев бизнеса.

E (2)

В чем проблема?

Бизнес — это не только умение получать прибыль, но и вести деловую документацию: проводить в срок финансовые операции, закрывать счета, следить за поступлениями средств и еще множество других действий, связанных с бумагами. Одним словом — бюрократизм, работать с проявлениями которого нанимают бухгалтера.

Хороший бухгалтер — находка для компании, но не панацея от бумажной волокиты. Устоявшееся мнение о большей надежности бумажного документа, заверенного печатью и подписью, мешает многим организациям перейти к электронному документообороту. Такой подход существенно усложняет работу бухгалтера: документы нередко теряются, затягиваются сроки подписания документов контрагентами, договоры и счета-фактуры закрываются задним числом.

 

«Каждый раз перед Новым годом в бухгалтерии начинается аврал. Все недочеты в документах мы стараемся исправить до наступления праздника. Однако со всеми этими бумагами нередко встречаются проблемы: кто-то провел счет-фактуру вовремя, кто-то нет. Потом нам приходится всё подчищать, тратить на это время и нервы. А еще если контрагент не хочет подписывать счет-фактуру нужным нам числом, начинаются проблемы с перерасчетом и т. д.», — говорит Наталья Васильевна, бухгалтер.

 

Какие проблемы несет бумажный документооборот?

Если говорить на примере двух фирм, то это в первую очередь временные и материальные затраты. Чтобы закрыть счет-фактуру, одной из фирм приходится распечатывать ее в бумажном виде, везти к контрагенту на подписание, а потом еще ждать проведения остатка оплаты около 14 дней. Если предприятие малое, ждать доплаты по контракту просто опасно для бизнеса. Кроме этого, в случае отказа контрагента подписывать счет-фактуру на оставшуюся сумму, фирма, оказавшая услуги или доставившая товар, слишком поздно узнает о неподписании документа и, соответственно, несет значительные финансовые убытки из-за изменений цен рынке или банальной курсовой разницы.

Еще одна проблема — долгий процесс согласования документов в больших организациях. Квалифицированный специалист вынужден постоянно обзванивать, ходить с документами на подпись, простаивать в очередях, чтобы поставить подпись и печать у руководства — по сути, выполнять работу, не требующую специального образования. Таким образом теряется эффективность работы сотрудника, а значит, и всей компании. По данным рейтинга Siemens Business Services, специалист тратит 60–70% рабочего времени на подобные согласования.

При бумажном документообороте уходит немало времени на поиск нужного документа, так как информация чаще всего хранится не на рабочем компьютере, а в архиве в шкафу. Если говорить цифрами, то на поиск необходимых документов сотрудники бухгалтерии тратят до 30% рабочего времени, а 6% всех материалов теряются безвозвратно.

 

Какие преимущества у электронного документооборота?

Существенное сокращение трудозатрат. По статистике на подготовку, распечатку и подписание 50 однотипных счетов-фактур и актов выполненных работ уходит минимум один день одного бухгалтера. Если же использовать электронный документооборот вместо бумажного, то этот же объем работы выполняется за 1 час. При этом за час документы не просто подготавливаются, но и уже становятся доставленными контрагентам. Время от распечатки документа до его возврата с подписью контрагента может сократиться с нескольких дней, а то и недель, до нескольких минут.

Экономия денег и расходных материалов. Многим компаниям приходится нанимать курьеров для развоза документов, а это стоит от 600–800 тысяч сумов ежемесячно. К этим затратам добавляются затраты на бумагу, принтер и прочие канцелярские принадлежности, используемые для подготовки и хранения бумажных документов. Электронный документооборот избавляет от этих затрат и хлопот по организации доставки.

Гарантия сохранности документов. Электронный документооборот обеспечивает сохранность созданных документов. Все сведения хранятся в единой базе данных, которая регулярно резервируется. При таком подходе безвозвратно утратить важные документы физически невозможно. Электронный архив обеспечивает грамотную систематизацию и компактное хранение огромного объема данных. Многотомные папки-регистраторы с бумагами, подшитые и бережно хранимые делопроизводителем, легко умещаются на нескольких съемных носителях информации и жестких компьютерных дисках.

 

Что мешает развитию электронного документооборота в Узбекистане?

В Узбекистане сформирована законодательная база для осуществления электронного документооборота — это законы «Об электронной коммерции», «О бухгалтерском учете» и «Об электронном документообороте». Электронный документ, подписанный ЭЦП, приравнивается к бумажному документу и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Тем не менее организации продолжают наращивать бумажный архив, пользоваться услугами курьеров и ждать ответа от контрагентов.

Одна из причин, которая тормозит развитие электронного документооборота в стране — отсутствие необходимого программного обеспечения. В бухгалтерских программах можно сформировать документ согласно требованиям законодательства, но чтобы он обладал юридической силой, его должны подписать две стороны. Здесь и требуется информационный посредник. Подобные сервисы разрабатывают и внедряют отечественные поставщики, такие как Venkon Group, Unicon.uz, Space online genesis и другие. Возможно, в скором будущем мы станем свидетелями революционных решений проблем документооборота на предприятиях и спокойного предновогоднего настроения руководителей и бухгалтеров.

Спонсор рубрики — Venkon Group

 

Похожие материалы
Популярное