6 причин, чтобы перейти на электронные документы

Разбираемся вместе с «Дидокс», чем электронные документы лучше бумажных.

eDiscovery(1)

Когда у компании становится больше клиентов и партнеров, увеличивается количество документов. Отсюда — дополнительная нагрузка на бухгалтеров, дополнительное место в шкафах, новые риски, и все это нужно оптимизировать.

 Архитектор нового сервиса электронного документооборота «Дидокс» от компании Venkon Дмитрий Полонский рассказывает, почему пора отойти от бумажной системы уже сегодня.

 

1. Бумажные документы часто пропадают

Знакомая многим ситуация: вы перевели деньги за товар или услугу, но не можете найти оригинал договора или счет-фактуру.

В результате, когда подходит отчетный период, в бухгалтерии начинается хаос. Звонки контрагентам, просьбы отправить бумажные версии договоров, ожидание курьера, создание дубликатов — все это портит нервы бухгалтерам и руководителям, которые отвечают за документы перед законом.

 

2. Искать их долго и дорого

По статистике, работники тратят более восьми рабочих часов в неделю, чтобы найти нужные документы или информацию. Выходит, если в вашей фирме работают пять сотрудников, то один из них не работает, а ищет документы, не принося вам никакой пользы.

Электронный договор можно найти за несколько секунд — достаточно вбить нужное слово или фразу. У руководителя или сотрудника есть доступ к документам вне зависимости от того, где он находится, — это удобно, когда кому-то нужно быстро найти и отправить важные документы.

 

 3. Перевозить документы становится дороже

Стоимость работы курьеров — минимум 1-1,5 млн сумов в месяц. При этом никто не гарантирует, что документы будут доставлять быстро. Обмениваться электронными договорами и счетами-фактурами в электронном виде все-таки выгоднее, чем платить за услуги курьера или за почту.

 

4. Иногда бумажные документы доставляют слишком долго

У компании могут быть десятки контрагентов, которые находятся в разных городах страны. В этих случаях быстро доставить документы почти невозможно. С электронными договорами и счетами-фактурами такой проблемы нет — документы доставляются мгновенно и в любое время суток, где бы контрагент ни находился.

 

 5. Бумажные документы нужно подписывать вручную

Никто не признает договор или счет-фактуру, пока директор компании не поставит свою подпись. Подписывать документы несложно, но руководитель может уехать, или бухгалтеру придется стоять в очереди, чтобы попасть к нему на прием. В итоге просроченные документы и потерянное время.

В «Дидокс» документы подписываются электронной цифровой подписью и обладают такой же юридической силой, как и их бумажные аналоги. Все это закреплено в Законе «Об электронной коммерции».

 

6. Бумажные документы могут испортиться

Ни одна компания не застрахована от пожара или потопа. Если такое произойдет, документы будут уничтожены, а восстановить их вряд ли получится. Облачные хранилища в сервисе «Дидокс» помогут сохранить подписанные документы и восстановить их в любой момент.

 

──────────

Партнерский материал

 

Популярное