Как автоматизировать все рабочие процессы в компании с помощью «Битрикс24»

Если вы озадачились поиском CRM, то на многочисленных форумах  неизбежно столкнётесь с упоминанием и обсуждением "Битрикс24". Как эта система может объединить компанию и помочь любому бизнесу? Рассказываем последовательно.

banner_img

Бизнес ищет автоматизацию

Трудно найти работника и тем более руководителя, полностью довольного организацией работы в компании, взаимодействием внутри фирмы и с клиентами. Если взглянуть на деятельность со стороны руководителя, то во многих компаниях можно выделить одни и те же проблемы:

— потраченное впустую или неэффективно распределённое рабочее время и, как следствие, бесконечные переработки и жалобы на переработки;

— пропущенные звонки и встречи с клиентами, необработанные входящие лиды, и, как следствие, падающие продажи;

— потерянные клиентские контакты и даже базы, невозможность доведения сделки до продаж;

— прекращение работы с пулом клиентов в случае увольнения ведущего менеджера или начальника отдела продаж;

— нарушение внутрикорпоративных связей вплоть до войн между отделами;

— потерянные договора, не отправленные адресату коммерческие предложения, невыставленные закрывающие документы;

— рассылки без учёта потребностей клиента и, как следствие, жалобы на рассылки;

— обычные опоздания и ранние уходы без указания причины;

— отсутствие корпоративной этики и культуры и т. д.

Это лишь небольшая часть причин, по которым руководители принимают решение внедрить автоматизацию бизнес-процессов и мониторинг, за которым следует новая проблема — выбрать систему. Это настоящий вызов. Среди сотен новомодных программ, универсальных решений-лидеров рынка, веб-систем и приложений для десктопа легко запутаться даже искушённому топ-менеджеру. Настало время внести ясность и рассказать о системе «Битрикс24«.

«Битрикс24» состоит из нескольких разделов, каждый из которых отвечает потребностям управления бизнесом, таким как работа с клиентами, мониторинг показателей, работа с персоналом, маркетинг, планирование, управление проектами и прочее. Остановимся на каждом из модулей и посмотрим, что система умеет на самом деле.

Задачи и проекты

Задача является одной из основных сущностей в системе «Битрикс24». При её создании устанавливается имя задачи, постановщик, соисполнители (им придут оповещения о поставленной задаче), выставляется приоритет, планируются сроки начала и окончания работ по задаче. Для полноценного описания есть встроенный текстовый редактор с возможностью форматирования. Внутри задачи можно создать чек-лист с подзадачами — это очень удобно для контроля этапов выполнения работы или списка дел сотрудника. Задачу можно отнести к проекту (группе), который может быть создан по нужному пользователю критерию (отделу, работе, направлению, офису и проч.).

Дополнительно можно выбрать наблюдателей, которые будут следить за ходом работы над поставленной задачей, или делегировать задание. Если задача однородна для вашей компании и повторяется, то можно установить её как шаблон, сделать повторяющейся каждый день (неделю, месяц, год). Все задачи подразделяются по статусам «делаю», «помогаю», «поручил», «наблюдаю» и могут отображаться как в табличной форме, так и на диаграмме Ганта. Кстати, управлять задачами можно прямо на линейках диаграммы: при клике правой кнопкой мыши открывается меню управления задачей, при клике левой — открывается карточка задачи.

task_role

Календари

Календари непосредственно связаны с проектной работой — все задачи отображаются на календаре по дням, неделям и месяцам. Все задачи могут быть открыты прямо из интерфейса календаря. Календарь удобен для планирования событий, например, звонков, совещаний, встреч. Календарь в «Битрикс24» интегрируется с Outlook и мобильными устройствами — забыть что-то сделать просто невозможно. Поле календаря легко управляется с помощью мыши: события можно перетаскивать по дням или по часам внутри дня.

calendar

CRM

CRM — значимый и, пожалуй, самый обсуждаемый модуль «Битрикс24». Внутри CRM хранятся контакты, карточки компаний клиентов и контрагентов, учитываются сделки. Остановимся на этом инструменте подробнее.

При обращении клиента менеджер заносит лид в CRM, затем система предлагает на основе лида создать контакты и компанию. Карточке компании, как и в любой подобной системе, стоит уделить максимальное внимание, поскольку в дальнейшем вкладки сделок, предложений, бизнес-процессов и прочие будут наполняться информацией в привязке к клиенту.

В карточке сделки обозначается объект сделки, сумма, вероятность закрытия, статус. Все сделки группируются и отображаются как в табличной форме, так и в виде информативного канбана, который можно настраивать.

crm-customer

Внутри модуля можно создавать коммерческие предложения, которые будут отправляться клиенту. Поля формы составления предложения помогают не забыть ни одну деталь, в том числе сумму сделки, документы-вложения, статус КП и многое другое. Составленное предложение можно скачать в PDF, распечатать или отправить по e-mail.

Современные компании уделяют значительное внимание информации, которая аккумулируется в CRM — данные ложатся в основу принятия маркетинговых и управленческих решений, служат базой построения системы продаж, нужны для подсчёта эффективности сотрудников. В CRM встроено несколько готовых отчётов по сделкам, товарам, лидам, счетам и делам. Отчёты формируются в графическом и табличном представлениях. Внутри отчёта можно воспользоваться фильтром и задать интересующие параметры.

Есть в «Битрикс24» и самый любимый отчёт продажников и руководителей — воронка продаж, в которой отображается распределение сделок по стадиям и с указанием сумм сделок. Воронка в «Битрикс24» двух типов: конверсионная (логика её построения предполагает включение нижележащих стадий в предыдущие) и классическая (все стадии отдельно). Фильтры для воронки продаж предполагают построение по сотрудникам, датам и иным условиям. Этапы продаж можно кастомизировать, создавая свои наименования в справочнике.

crm-report

Все действия в CRM логируются — в случае спорной ситуации можно обратиться к истории и увидеть время и тип события, инициатора и связанную сущность. Для записей в журнале также можно создавать фильтры и сохранять их.

В CRM вносятся товары, которые затем используются в сделках, предложениях и счетах. Для товара определяются цена, единица измерения, ставка НДС, изображение, раздел и описание. Кстати, разделы можно создать, например, как товары и услуги, если это предполагает деятельность компании.

CRM в «Битрикс24» предполагает множество настроек, отвечающих как за кастомизацию, так и за безопасность системы. Для настройки дополнительных полей карточки любой из сущностей не требуется даже минимальных знаний программирования — любой пользователь с помощью простого конструктора может добавить нужные кастомные поля любого формата. Возможно создание шаблонов писем и интеграция с внешней почтой с заданием правил обработки писем из стороннего почтового ящика — фактически вся переписка ведётся внутри системы. С помощью удобного мастера настраивается интеграция с Интернет-магазином, есть интеграция с 1С «Предприятие». Разделение прав доступа распределяется по стандартным ролям, но можно создать и другие уровни доступа. Приятным дополнением к настройкам CRM является магазин платных и бесплатных виджетов, которые можно подключить к системе.

Почта

Мы уже немного рассказали о почте внутри CRM, но есть что добавить ещё. «Битрикс24» предоставляет пользователям готовый бесплатный почтовый сервер с неограниченным местом, встроенным антивирусом и антиспамом — те, кто успел поработать с бесплатной корпоративной почтой, оценят отсутствие сотен ежедневных писем с предложениями китайского SEO и сайтов знакомств. Можно пользоваться почтовым ящиком в домене bitrix24.ru, в своём домене (создаётся бесплатно), а также в домене любого стороннего почтового сервиса. Все письма будут собираться в одном месте — не нужно будет перемещаться между сервисами. С помощью почты в «Битрикс24» отправляются сообщения сотрудниками и письма клиентам и контрагентам.

mail

Социальная сеть

Социальная сеть — как раз та часть «Битрикс24», на которую ссылаются участники дискуссий с позицией «это всего лишь корпоративный портал». Надо сказать, такое мнение неслучайно — «Битрикс24» действительно удалось реализовать идею создания полноценной социальной сети компании (Интранета, корпоративного портала). Причём при создании Интранета особое внимание акцентировалось на том, что «социальность» «Битрикс24» должна не отвлекать от рабочего процесса, а помогать выстраивать общение и отношения внутри него.

Коротко расскажем об основных возможностях «Битрикс24» как корпоративного портала.

— Интерактивная «Живая лента» — центр общения и информирования внутри компании. Работая в ней, можно сразу комментировать и отмечать сообщения кнопкой «Мне нравится». Как и в социальных сетях, такие отметки влияют на расположение контента в ленте.

— На портале можно размещать заметные для всех объявления и сообщать в них значимую информацию. Объявления собираются в правом верхнем углу портала и не исчезают, пока сотрудник их не прочитает.

— В «Битрикс24» легко создавать и планировать совещания и планёрки — все заинтересованные получат оповещение о предстоящем событии.

— Экстранет — столь же ограниченная рабочая территория, как и Интранет, предназначенная для работы с внешними контрагентами, например, фрилансерами. В Экстранет можно ставить задачи, создавать чаты, делиться документами и создавать базу знаний (wiki). Группы экстранета можно создавать для партнёров, агентов, клиентов и иных внешних пользователей.

живая_лента3

Технологии пришли в бизнес давно. Уверены, что у большинства из вас есть те или иные инструменты, покрывающие часть задач, которые решает «Битрикс24». Однако, чем дольше развивается компания и тем больше она растёт, тем выше становятся требования к инструментам.

Фишки «Битрикс24»

Кроме основных модулей есть ещё несколько полезных и необходимых бизнесу фишек, которые успешно реализованы в «Битрикс24». Они делают работу ещё удобнее, не заставляя отвлекаться на другие инструменты.

Мобильность. Все компоненты «Битрикс24», включая диск и документы, доступны пользователю с любого мобильного устройства, где есть подключение к Интернету: можно работать из аэропорта, во время командировки, а при большом желании (или необходимости) даже в отпуске. На мобильных устройствах наследуются все права доступа к системе — поэтому нет повода беспокоиться о безопасности коммерческой информации.

мобилность

В начале поста мы сказали, что для представителей бизнеса, ищущих CRM в Сети, не совсем понятно, что же такое «Битрикс24». Отвечаем. «Битрикс24» — это комплексная система управления компанией, включающая работу с клиентами, персоналом, внешними контрагентами, внутренние социальные коммуникации, телефонию и образующая единое рабочее пространство для продуктивной деятельности, направленной на развитие и достижение целей компании.

Компаниям, использующим облачный сервис, предоставляется возможность неограниченно и бесплатно пользоваться коммуникационными инструментами. Подробнее об этом — на сайте.

Золотым сертифицированным партнером и единственным на данный момент представителем «Битрикс24» в Узбекистане является компания Micros Development, сотрудники компании ежемесячно проводят тематические семинары и мастер классы, рассказывают про возможности корпоративного портала. Вы всегда можете связаться с представителями компании и запросить проведение индивидуальной презентации для себя.

Контактная информация:

Micros Development

crm.micros.uz

Опубликовано на правах рекламы

 

Похожие материалы
Популярное