Офисные тренды: как open space и модные тенденции влияют на команду

На примере Beeline Uzbekistan попытаемся разобраться, какие методы и новые правила действуют в управлении компанией и почему часть международной корпорации VEON использует практику стартапов в своем офисном пространстве.

Поколения Y и Z — люди, стирающие границы и требующие от работодателей новых подходов к эффективности и высокой мотивации. И в этой «войне» за продуктивность силы неравны. Чем больше на рынке миллениалов, тем стремительнее меняются тренды, а с ними и привычные системы и кейсы. Менеджмент вынужден искать новые решения и применять глобальные успешные практики, чтобы обеспечить эффективность.

 

Зачем вообще что-то менять?

София билайнСофия Гайнутдинова,
HR-директор Beeline Uzbekistan

 

 

 

Новые тренды всегда заставляют задуматься, насколько это применимо у нас, какой будет результат для бизнеса, каковы риски. В процессе трансформации компании мы столкнулись с необходимостью менять не просто бизнес-процессы, а весь подход. Open space — одно из решений, за которым стоит достаточно емкая работа по созданию совершенно другой корпоративной культуры.

IMG_6549

Открытому пространству в офисе чуть больше года, но результаты заметны уже сейчас. Команда стала более сплоченной, процессы происходят быстрее. Сократились бюрократические внутренние и онлайн-процессы. Появились креативные решения, изменился подход к разработке продуктов.

Конечно, было непросто. Во-первых, мы переходили к новому формату без отрыва от производства. То есть бизнес-процессы шли, а наша команда административной дирекции создавала что-то новое.

Сейчас практически все ключевые функции размещены в большом open space. Для переговоров и встреч имеются переговорные, которые также на виду.

IMG_6585

Все пространство достаточно мобильное и яркое — бинбэги, кофе-зоны, вдохновляющие цитаты на стенах, доски проектов. Со стороны каждая дирекция может напоминать модный офис стартап-компании. Однако это больше, чем просто дань трендам. Вместе с границами офиса мы разрушили и классический подход к управлению.

Руководители вместе с командой в открытом пространстве разрабатывают, согласовывают, общаются с командами из других стран и между собой, вместе пьют кофе, проводят встречи, постоянно что-то создают. Для нас это было самым большим достижением и профитом — каждый из руководителей теперь внутри своего open space знает, чем он живет и дышит, слышит все новости, может оперативно на что-то реагировать. Благодаря открытому пространству лояльность команды к руководителю растет, по опросам наших сотрудников, которые мы проводим ежегодно, open space с линейным менеджером вдохновляет и мотивирует.

Как я уже отмечала выше, open space — это лишь одна из частей нового механизма, который мы запустили. Параллельно тестируем agile-методики, вводим экспериментально kanban-доски для некоторых команд.
Наша компания рискнула, мы прошли тренинг по agile-методологии, чтобы глубже понять, что это, в чем фишка. Сама методология подразумевает два направления инструментов — scrum и kanban, первый предназначен для разработки продукта, бизнес-решения, второй — для улучшения бизнес-процесса. Мы сформировали scrum-команду и работаем в пилотном режиме, уже видны результаты. По kanban проработали две доски, прописав и разместив по приоритетам все задачи, ответственных лиц, дедлайны, и движемся в этом направлении.

IMG_6524
Для нас agile, скорее, философия, нежели просто методология с инструментами для бизнеса — это гибкость и оперативность в принятии решений, жесткие дедлайны, ответственность каждого за результат, абсолютно командная работа, где есть единая цель. В отношении agile могу смело сказать: «Применять только после полного ознакомления с инструкцией», инвестируйте время и человеческий ресурс, только если действительно готовы принять все условия методологии.

Что об изменениях в офисе думают сотрудники?

Для каждого в команде любые изменения — выход из зоны комфорта. Об этом очень важно помнить, если компания только начинает свой путь. В открытых пространствах, новых методиках во главу угла бизнеса встают прежде всего ценности и общие цели, миссия и мотивация. Если в команде — единомышленники, смело пробуйте новое, если не уверены, попробуйте провести предварительный анализ и спрогнозировать риски.

 

1Решат Болтаев
Директор по развитию корпоративных продаж

 

 

 

Работа в open space позволяет оперативно ставить задачи, быть в гуще событий. Это распространенный подход крупных компаний к организации рабочего пространства сотрудников. У этого подхода есть, несомненно, свои как плюсы, так и минусы. Моя команда на «офис без границ» отреагировала неоднозначно. С одной стороны, это действительно беспрепятственное общение между сотрудниками различных подразделений. С другой стороны, нужно признать, что есть и моменты, которые отражаются на производительности труда сотрудников. Фоновый шум в open space, разговоры коллег, шум от кофе-машины немного отвлекают.

IMG_6533

Для меня как руководителя открытое пространство — часть общей культуры. Важно внедрять и другие инновации, которые напрямую влияют на продуктивность и эффективность команды. Несмотря на то, что в работе есть регулярные задачи, все чаще сталкиваемся с необходимостью внедрять новые подходы к работе и организации взаимодействия как внутри команды, так и между подразделениями. В этом плане есть движения в сторону подхода digital agile.

 

111Дилафруз Жийранова
Старший менеджер по digital-продуктам

 

 

 

Адаптация для новичка в открытом пространстве проходит значительно быстрее, меньше барьеров, больше общения. Но, думаю, здесь все очень индивидуально и зависит от человека. И в первое время очень сложно концентрироваться на задачах из-за постоянной суеты. Потом это входит в привычку и даже влияет на общий ритм, уже не хочется работать в изолированной тишине.

IMG_6613
Open space мотивирует, подстегивает, так как ты постоянно видишь, как работают другие. В то же время постоянная суета может кого-то сбивать и мешать. Но для меня такое пространство — это возможность общения с коллегами, быстрого обсуждения и вдохновения. Намного проще и быстрее движется работа над проектами, так как можно все оперативно и мобильно обсудить командой. В случаях, требующих тихой обстановки, на помощь приходят зоны отдыха и отдельно отведенные переговорные. Очень мотивирует и то, что с нами в открытом пространстве наш прямой руководитель.

Думаю, это влияет не только на общую мотивацию, но и на инициативность каждого сотрудника, опять же новые проекты, драйв, вдохновение. Уверена, что open space как статичное единичное решение не сработал бы. У нас это, скорее, часть культуры, то, ради чего и идешь работать в компанию. То, в какой обстановке тебе нравится находиться каждый день и создавать что-то уникальное.

 

2Динара Шаназарова
Старший специалист дирекции по клиентскому сервису

 

 

 

Провести весь день в большом оpen space сложно, но чаще для новичка. Если речь о специалисте, который давно в компании, работать в таком большом коллективе удобно, весело и легко.

Правила любого open space, думаю, одинаковые — не отвлекать друг друга. Для нас это важно вдвойне, поскольку может сказаться на качестве обслуживания. Зато с опытом работы в открытом пространстве приобретаешь или развиваешь новые навыки — умение находить компромиссы, в частности, на фоне «свежего воздуха» в помещении, когда кому-то холодно, кому-то жарко или душно. Учишься относиться к коллегам по команде так, как хотел бы, чтобы относились к тебе.

IMG_6623

Если говорить о минусах open space — это шум, но к нему постепенно привыкаешь. Со временем учишься не смеяться в ответ на все шутки, не отвечать на все вопросы, не отвлекаться на каждое имя. Парадоксально, но вместе с тем, как открытое пространство может здорово отвлекать тебя от работы, ровно так же оно может помочь сфокусироваться: мы стали быстрее решать сложные задачи, придумывать больше простых и эффективных решений.

Думаю, это значительно «перекрывает» те небольшие минусы, с которыми сталкиваешься в период адаптации. Кстати, новичкам наш open space очень помогает влиться в команду и стать частью большой дружной семьи.

 

Похожие материалы
Популярное